Bevor Sie mit Ihrem Unternehmen, Ihren Ideen und Produkten bei der nächsten Messe erfolgreich präsent sind, bedarf es einiges an Planung. Was es alles zu beachten gilt, damit Sie Zeit, Nerven und letztlich auch Kosten sparen, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengefasst. Unsere Expertentipps helfen Ihnen mit Sicherheit und geben einen guten Überblick. Doch natürlich können Sie eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Wir würden uns daher freuen, wenn Sie sich mit Ihren Plänen und Vorstellungen bei uns melden. Mit unserer über 30-jährigen Erfahrung, können wir Ihren Messeauftritt gemeinsam sicher noch effizienter zum Erfolg führen.
Hier aber zunächst die wichtigsten Tipps zum Durchlesen, von denen Sie hoffentlich jetzt schon profitieren. Viel Spaß!
1. Warum Messeplanung so wichtig ist
Eine erfolgreiche Messebeteiligung hängt maßgeblich von einer sorgfältigen Planung ab. Ohne eine klare Strategie und ein durchdachtes Konzept kann es schwierig sein, potenzielle Kunden zu gewinnen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig mit der Planung zu beginnen und alle Aspekte der Messebeteiligung im Voraus zu berücksichtigen. Dazu gehören neben der Definition der Ziele auch die Wahl des richtigen Standorts, die Gestaltung des Messestands sowie die Vorbereitung des Personals. Eine gute Vorbereitung kann dazu beitragen, dass Sie sich von anderen Ausstellern abheben und Ihre Ziele erreichen. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für die Planung und melden Sie sich gern jederzeit bei uns für professionelle Unterstützung, um das Beste aus Ihrer Messebeteiligung herauszuholen.
2. Budget festlegen
Um eine erfolgreiche Messeplanung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, ein Budget festzulegen. Die Grundlage dafür bildet eine realistische Kalkulation der Kosten für Standbau, Transporte, Catering und Werbematerialien. Dabei sollte man auch mögliche unvorhergesehene Ausgaben berücksichtigen und einen Puffer einplanen. Beginnend mit der Budgetplanung, erfolgt die Standplanung und das Ausschreiben und Einholen von Angeboten. Eine professionelle Betreuung hilft dabei, diese zu vergleichen und budgetkonform zu beauftragen. Diese sorgfältige Planung des Budgets trägt dazu bei, dass die Messepräsenz nicht nur erfolgreich, sondern auch wirtschaftlich rentabel ist.
3. Wie man eine Strategie für die Messeplanung entwickelt
Eine klare Strategie ist die erfolgreiche Basis. Beginnen Sie mit der Festlegung Ihrer Ziele und Zielgruppen. Überlegen Sie, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie präsentieren möchten und wie Sie diese am besten in Szene setzen können. Nehmen Sie sich Zeit, um den Messestand zu gestalten und achten Sie auf eine ansprechende Standgestaltung. Planen Sie auch Ihre Kommunikation im Vorfeld und während der Messe sorgfältig. Verfolgen Sie Ihre Ziele und messen Sie den Erfolg Ihrer Strategie durch regelmäßige Auswertungen. Mit einer gut durchdachten Strategie wird Ihre Messeplanung zum Erfolg.
4. Wie man den richtigen Ausstellungsstände wählt
Bei der Planung einer Messebeteiligung ist die Wahl des richtigen Ausstellungsstandes von entscheidender Bedeutung. Der Stand sollte nicht nur optisch ansprechend sein, sondern auch funktional und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Bevor Sie sich für einen bestimmten Standtyp entscheiden, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, ob mit der Art und Weise Ihre vorher definierten Ziele erreicht werden und ob Ihre Zielgruppe damit wie gewünscht angesprochen wird. Eine offene Standgestaltung kann beispielsweise mehr Besucher anziehen, während ein geschlossener Stand mehr Privatsphäre für Gespräche bietet. Auch die Größe des Stands muss sorgfältig geplant werden, um genügend Platz für Produkte und Mitarbeiter zu schaffen. In jedem Fall lohnt es sich, verschiedene Angebote zum Vergleich einzuholen. Auch hier helfen wir Ihnen sehr gern mit unseren Kontakten und der Beurteilung der Angebote.
5. Wie man den Erfolg der Messe misst
Um den Erfolg einer Messe zu messen, müssen Sie klare Ziele definieren und diese im Vorfeld festlegen. Möchten Sie beispielsweise neue Kunden gewinnen, Marktforschung betreiben oder bestehende Kundenbeziehungen pflegen? Basierend auf Ihren Zielen können Sie dann geeignete Messgrößen auswählen. Dazu gehören beispielsweise die Anzahl der generierten Leads, die Anzahl der Besucher an Ihrem Stand oder auch die Anzahl der abgeschlossenen Geschäfte während der Messe. Um diese Zahlen zu erfassen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter schulen und entsprechende Tools wie Lead-Scoring-Systeme oder CRM-Software nutzen. Wichtig ist auch eine sorgfältige Nachbereitung der Messe, um den Erfolg Ihrer Teilnahme zu bewerten und mögliche Verbesserungen für zukünftige Messen vorzunehmen. Mit einer klugen Planung und einer gezielten Messung des Erfolgs können Sie sicherstellen, dass Ihre Messeauftritte effektiv sind und einen positiven Einfluss auf Ihr Unternehmen haben.
Fazit: Es gibt viel zu tun, packen wir es an!
Von der Zielsetzung über die Auswahl der richtigen Standgröße und -position bis hin zur Planung des Messeauftritts und der Nachbereitung – mit unseren Tipps haben Sie jetzt ein gutes Rüstzeug für die Planung.
Für alle weiteren Schritte stehen wir Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite, damit Sie bei Ihrer nächsten Messe maximalen Erfolg erzielen.
So langsam beginnen die konkreten Vorbereitungen für die anstehenden und verschobenen Messen im 3. und 4. Quartal 2021. Doch neben der Hoffnung auf bessere Zeiten schwebt über allen Planungen das Damoklesschwert der Inzidenzwerte und Corona-Beschränkungen.
Immer wieder taucht bei unseren Kunden die Frage auf, ob sich eine Teilnahme lohnt und welche Anforderungen an das Standkonzept gestellt werden. Sicherlich sind alle Planung abhängig von der jeweiligen Messe und dem Bundesland, aber folgende Anforderungen zeichnen sich ab:
1. Mehr Zeit für Auf- und Abbau vorsehen
Der Auf- und Abbau unterliegt sicherlich den SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregeln. In der Praxis werden so auch bei der Montage Abstandsregeln, Mundschutz, Registrierung und Dokumentation dazugehören. Hier sollte man daher einen erhöhten Aufwand und mehr Zeit einplanen.
2. Ausreichend Freifläche planen
Die Standplanung erfordert es, sehr viel Freiraum einzuplanen, um die Abstandsregeln sinnvoll einhalten zu können. Neben einer Begrenzung der Besucherzahlen wird es sicherlich eine Quote für gleichzeitige Besucher pro Quadratmeter Freifläche auf dem Messestand geben.
Wo Abstände nicht eingehalten werden können, sind Hygieneschutzwände vorzusehen. Produktpräsentationen oder Infoflächen wie LED-Wände benötigen ausreichend Raum für den Messebesucher. Ein entsprechender Abstand zu den Gängen ist vorzusehen.
3. Auf Registrierungen am Messestand vorbereiten
Ob und wie Einlasskontrollen und Registrierungen am Messestand erfolgen müssen, obliegt dem Veranstalter bzw. dem jeweiligen Bundesland.
Es ist sicherlich ratsam, hierauf vorbereitet zu sein dieses aktiv in die eigene Besucherkommunikation (Messeeinladung, Terminkoordination) einzubinden.
4. Catering anpassen
Die Bewirtung und Cateringbereiche sind nach den Infektionsschutzverordnungen der Bundesländer zu planen.
Entsprechend großzügig sollten die Sitzbereiche oder Besprechungskabinen geplant werden.
5. Fazit
Bestehende Standkonzepte aus Vor-Corona-Zeiten werden sicher schlecht bis gar nicht funktionierten. Es lohnt sich, diese rechtzeitig zu überdenken und anzupassen. Für die Kommunikation mit dem Kunden ergeben sich aber zahlreiche Chancen, diesen Umstand zum Vorteil zu nutzen.
Die nächste Messe steht auf dem Marketingplan und die Planungen stocken, da die Unsicherheit überwiegt. Viele Fragen, wenig Klarheit und keiner kann die möglichen Unwägbarkeiten bis zur Veranstaltung vorhersehen.
In diesem Beitrag möchten wir mögliche Fragen in der Planung beleuchten und Probleme ansprechen, die durch eine „Nicht-Planung“ oder mangelnde Umsetzung entstehen können.
Sollen wir überhaupt wie gewohnt an der Messe teilnehmen?
Wie müssen wir unser Konzept anpassen, damit die Messe erfolgreich wird?
Welche Alternativen haben wir zur Messebeteiligung?
Früher war alles besser? 😉 Nutzen Sie neue Chancen!
1. Sollen wir überhaupt wie gewohnt an der Messe teilnehmen?
Diese Frage stellen sich aktuell viele unserer Kunden und die Antwort ist häufig einfach: „Nein, da die Messe sowieso ausfällt!“ Aber, Spaß beiseite! Aktuell laufen die Planungen für verschobene Messen im Sommer 2021, aber die aktuellen Lockdown-Pläne und der schleppende Beginn der Impfungen lassen die Hoffnungen in einem weniger guten Licht erscheinen.
Wir empfehlen Ihnen daher weiterhin, möglichst zweigleisig zu planen und zukünftig noch mehr digital nutzbare Inhalte zu erstellen.
Dieses hybride Denken hat viele Vorteile: Die digitalen Inhalte wie Animationen, Webinare, Filme, Onlinepräsentationen und spezielle Landingpages sind vielfältig nutzbar für Ihre Kommunikation auf Branchenportalen, virtuellen Messeständen, auf der eigenen Webpräsenz oder den Tabletts der Vertriebsmitarbeiter.
2. Wie müssen wir unser Konzept anpassen, damit die Messe erfolgreich wird?
Hier hilft es natürlich, sich auf das angestrebte Messeziel zu fokussieren und es mit Hygienekonzept, Abstandsregel und den geringeren Besucherzahlen abzugleichen. Nicht immer müssen diese Faktoren stören und sie lassen sich durch angepasste Standgestaltung oder besseres Leadmanagment ausgleichen.
Baulich sollte der Stand zukünftig viel Freifläche erhalten, so das diese „Nutzfläche“, ähnlich wie in Geschäften, über die Anzahl der möglichen Standbesucher entscheiden kann.
Bitte beachten Sie auch, dass Exponate und Präsentationsflächen wie z. B. LED-Wände ausreichend Freiraum haben und unter Berücksichtigung der Abstandsregeln geplant werden sollten.
Gerne beraten wir Sie hierzu individuell, da jede Messe bzw. jedes Bundesland aktuell abweichend vorgeht.
3. Welche Alternativen haben wir zur Messebeteiligung?
Alternativen gibt es mittlerweile einige und viele der Maßnahmen passen sich zunehmend auf das geänderte Kommunikationsverhalten durch Homeoffice und den Verzicht auf den direkten Kundenkontakt an.
Das beste Beispiel bieten hier die Videokonferenzen. In Vor-Corona-Zeiten eher selten und meist nur im internationalen Austausch genutzt, ist hier die Verwendung und Akzeptanz stark gestiegen und gehört quasi zum Standard. Schon jetzt folgt hieraus eine Vielzahl von Online-Angeboten für den Austausch mit dem Kunden. Denkt man diese Form der Kommunikation weiter, so lässt sich ein attraktives Bündel an Maßnahmen schnüren, um im Kontakt mit dem Kunden zu bleiben.
Aber Achtung: Die zunehmende Verwendung der Onlineangebote birgt auch Gefahren. Hatte es anfangs noch Charme, wenn die Qualität der hausgemachten Umsetzung suboptimal daherkam, hat sich hier schnell eine Vergleichbarkeit etabliert. Ist die Performance schlechter als bei anderen Mitbewerbern, wird das beim Empfänger entsprechend eingeordnet. Hier macht sich eine professionelle Umsetzung mit Sicherheit bezahlt.
4. Früher war alles besser? Nutzen Sie neue Chancen!
Was Messen und Events angeht, kann es ja kaum schlechter werden. Die Krise bringt Veränderungen, aber auch neue Chancen! Daher ist aus unserer Sicht keine Zeit, den Kopf in den Sand zu stecken.
Nutzen Sie jetzt die für alle neue Situation, um Ihre Kommunikation zu optimieren, einen Vorsprung gegenüber Mitbewerbern zu halten bzw. auszubauen – oder auch ,um einen möglichen Rückstand jetzt mit passenden Ansätzen aufzuholen! Eine gute und frühzeitige Planung bringt Erfolg – und wir helfen Ihnen mit den Tools unserer TANGRAM. Messekommunikation sehr gerne dabei.
… ist gleichzeitig der Geschäftsführer der TANGRAM. WERBEAGENTUR GmbH & Co. KG. Bei Ihm bündeln sich über 30 Jahre Messeerfahrung mit 360°-Blick auf alle Anforderungen im internationalen Messegeschäft.
Diese Erfahrungen ermöglichen es, Ihre Botschaften kreativ und gekonnt in Szene zu setzten und zielorientiert in Ihre Unternehmenskommunikation einzubinden. Das Ziel heißt Wirkung. Probieren Sie es aus!Kontakt
